Odpowiedzialności Pełnomocnika ds. ISO 9001

Norma ISO 9001:2015 wymaga, aby kierownictwo organizacji przydzieliło odpowiedzialności i uprawnienia osobom pełniącym istotne role w Systemie Zarządzania Jakością, w szczególności w poniższym zakresie:

 zapewnienia zgodności funkcjonującego w organizacji Systemu Zarządzania Jakością z wymaganiami normy ISO 9001,

 zapewnienia, aby procesy osiągały zamierzone wyniki,

 przedstawiania, szczególnie najwyższemu kierownictwu, sprawozdań dotyczących wyników funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością i szans na doskonalenie,

 zapewnienia promowania orientacji na klienta w całej organizacji,

 zapewnienia utrzymania integralności Systemu Zarządzania Jakością podczas planowania i wdrażania zmian w Systemie Zarządzania Jakością.

Norma ISO 9001:2015 nie określa natomiast na jakich zasadach / na podstawie jakich umów osoby pełniące istotne role w Systemie Zarządzania Jakością mają być zatrudnione w organizacji. Jest to indywidualna decyzja każdej organizacji, która decyduje się na wdrożenie i utrzymywanie Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001.

Czy Pełnomocnikiem ds. ISO może być osoba spoza firmy?

W codziennej praktyce coraz częściej możemy spotkać się z sytuacją, że organizacja, w której funkcjonuje SZJ ISO 9001 zleca pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. ISO 9001 na zewnątrz firmie konsultingowej. Pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. ISO 9001 przez firmę zewnętrzną, wykonywanie zadań Pełnomocnika ds. ISO 9001 przez konsultanta zewnętrznego to przede wszystkim niższe koszty, gdyż nie ma potrzeby zatrudniania pełnomocnika na stałe w firmie, stałe profesjonalne doradztwo w zakresie systemu zarządzania, profesjonalne przygotowanie audytorów, niezależność oraz obiektywizm. Zaletą nadzorowania Systemu Zarządzania Jakością przez firmę zewnętrzną jest również obniżenie kosztów szkoleń dla pracowników z obszaru systemu zarządzania, szkolenia realizowane są zazwyczaj w ramach umowy o stałej współpracy z firmą konsultingową. Pełnomocnik ds. ISO 9001 będący konsultantem zewnętrznym dysponuje także znacznie większą wiedzą i doświadczeniem w zakresie normy ISO 9001 z uwagi na realizację projektów wdrożeniowych w wielu firmach, niż osoba zatrudniona na stałe w firmie na stanowisku Pełnomocnika ds. ISO 9001.

Niewątpliwie do korzyści związanych z przekazaniem funkcji Pełnomocnika ds. ISO 9001 firmie zewnętrznej zaliczyć można oszczędność czasu personelu organizacji (np. poprzez przekazanie konsultantowi zewnętrznemu działań związanych z aktualizacją dokumentacji ISO 9001, czy też realizacją audytów wewnętrznych ISO 9001 i przeglądu zarządzania). Konsultant zewnętrzny przejmuje również odpowiedzialność za wdrożenie i utrzymywanie Systemu Zarządzania Jakością oraz jego zgodność z wymaganiami normy ISO 9001, reprezentuje organizację wobec jednostki certyfikującej.

Outsourcing funkcji Pełnomocnika ds. ISO 9001

Do zadań Pełnomocnika ds. ISO 9001, będącego konsultantem zewnętrznym, powinno należeć m.in.:

 stały nadzór nad funkcjonującym w przedsiębiorstwie Systemem Zarządzania Jakością ISO 9001 w celu zapewnienia jego zgodności z wymaganiami normy ISO 9001 i przepisów prawnych oraz jego doskonalenia,

 odpowiedzialność za poprawność funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością w organizacji, w tym za wyniki realizowanych audytów zewnętrznych (Klientów i jednostek certyfikujących),

 planowanie audytów wewnętrznych i innych działań weryfikacyjnych wdrożony System Zarządzania Jakością ISO 9001 oraz nadzór nad ich realizacją, sporządzanie raportów z audytów oraz nadzorowanie realizacji działań poaudytowych (działań korygujących i doskonalących),

 wykonywanie regularnych przeglądów skuteczności funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001,

 zarządzanie zmianami w Systemie Zarządzania Jakością,

 aktualizacja oraz nadzorowanie dokumentacji systemowej, tworzenie nowych dokumentów w miarę bieżących potrzeb,

 organizacja przeglądu zarządzania, sporządzanie raportów z przeglądu oraz nadzorowanie realizacji działań wynikających z przeglądu,

 organizacja / nadzorowanie realizacji szkoleń dla nowych pracowników, szkoleń aktualizujących,

 przygotowanie organizacji i uczestnictwo w audytach zewnętrznych (audyty certyfikujące, audyty nadzoru, audyty Klientów) oraz planowanie i nadzorowanie realizacji działań poaudytowych),

 reprezentowanie organizacji na zewnątrz w sprawach dotyczących Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001,

 pomoc w określaniu metod monitorowania i nadzorowania procesów,

 wsparcie w podejmowaniu działań doskonalących organizację, nadzór nad ich realizacją w celu utrzymania tendencji ciągłego rozwoju przedsiębiorstwa oraz jego działań w obszarze Systemu Zarządzania Jakością.

Niezależnie od formy zatrudnienia / formy współpracy z organizacją Pełnomocnik ds. ISO 9001 powinien znać organizację, jej strukturę i zależności personalne, odpowiedzialności kluczowych pracowników, dokumentację ISO 9001, obowiązującą w organizacji. Powinien również posiadać wiedzę na temat procesów zachodzących w organizacji oraz tworzonych zapisów i innych dokumentów. Tylko wówczas Pełnomocnik ds. ISO 9001 będzie mógł sprawnie nadzorować System Zarządzania Jakością i wprowadzać właściwe działania doskonalące.

Istotna jest również pozycja Pełnomocnika ds. ISO 9001 w strukturze organizacyjnej. Pełnomocnik ds. ISO 9001 jako osoba o kluczowych uprawnieniach w zakresie Systemu Zarządzania Jakością powinien podlegać bezpośrednio pod Zarząd organizacji / Właściciela firmy tak, aby unikać niepotrzebnych konfliktów w komunikacji wewnętrznej i podległości służbowej.

W naszej ofercie proponujemy usługę nadzoru nad wdrożonym w Twojej Firmie systemem zarządzania. Celem naszych działań jest zapewnienie zgodności funkcjonującego systemu zarządzania z wymaganiami odpowiednich norm / standardów oraz jego ciągłe doskonalenie. Wdrażamy najlepsze praktyki zarządzania dzięki wieloletniemu doświadczeniu oraz wysokim kompetencjom naszych konsultantów. Posiadamy również doświadczenie jako audytorzy jednostek certyfikujących, co pozwala nam spojrzeć na organizację z ich punktu widzenia. Wskazujemy obszary do poprawy i doskonalenia, zanim Firma przystąpi do audytu zewnętrznego.

Zapytaj o ofertę na pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. ISO w Twojej firmie

Formularz ofertowy

Czytaj więcej o naszych usługach w zakresie nadzorowania systemów zarządzania Czytaj więcej

Produty z serii ISO.ONLINE

Produkty z serii ISO.ONLINE to skuteczne i funkcjonalne narzędzia wspomagające pracę w systemach zarządzania zarówno dla osób zaczynających swoją przygodę z tematyką ISO, jak również dla doświadczonych pełnomocników, specjalistów i wszystkich zaangażowanych w tworzenie i doskonalenie systemów zarządzania w swoich organizacjach!